Het opruimen van je inbox is een taak die de meesten van ons op onze I-let-tackle-die-later-lijst gooien - tussen het indienen van bankafschriften en het organiseren van ongewenste lades. Maar waarom?
Omdat mensen het moeilijk hebben om iets te doen tenzij ze een voordeel zien.
Dit is een reden om de inbox-organisatie een hoge prioriteit te geven: het zal je een gelukkiger, vrediger en productiever mens maken.
In een onderzoek van Radicati enkele jaren geleden voorspelden onderzoekers dat de gemiddelde werknemer tegen 2015 ongeveer 125 e-mails per dag zou verzenden en ontvangen. Dat is ongeveer 45.625 e-mails per jaar, inclusief 'graymail', maar exclusief persoonlijke e-mail. Dus, als je vrienden hebt, kun je doorgaan en dat nummer naar boven halen. Wat is dat qua tijd?
In 2012 bleek uit een McKinsey & Company-rapport dat mensen ongeveer 28% van de werkweek uitgeven aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Dat is ongeveer 12 uur per week. Ik weet niets over jou, maar als ik dat aantal in tweeën zou kunnen snijden, zou ik veel meer tijd hebben om naar yoga te gaan.
Maar het gaat om meer dan alleen het vrijmaken van uw tijd. Ik geloof dat je inbox een weerspiegeling is van je gemoedstoestand. En het opruimen gaat echt over de rust die gepaard gaat met het verslaan van mentale rommel. Zodra je op deze manier aan e-mail begint te denken, zie je plotseling hoe belangrijk het is om je inbox onder controle te krijgen. Hier zijn enkele stappen om aan de slag te gaan:
1. Stel jezelf de moeilijke vragen. Je vraagt je misschien af wat zelfreflectie te maken heeft met je inbox. Alles, echt waar. De buitenkant is een weergave van het innerlijke. Als je aan je inbox denkt als een weerspiegeling van je gemoedstoestand, begin je jezelf af te vragen waarom je je inbox uit de hand hebt gelopen en welke andere dingen je oncontroleerbaar in je leven kunnen maken. Het antwoord is misschien zo simpel als overboeking of zo ernstig als het vermijden van een broodnodige carrièreswitch. Identificatie en het onder ogen zien van deze problemen kan het moeilijkste deel van het hele proces zijn. Beantwoord jezelf eerlijk, en je bent mentaal en emotioneel voorbereid om de taak aan te pakken.
2. "RDFS" uw ongelezen e-mails. In haar boek, Bird by Bird: Some Instructions for Writing and Life , herinnert Anne Lamott zich hoe haar broer als kind ooit overweldigd was door een schoolproject over vogels. Haar vader vertelde haar broer om het project "vogel voor vogel" te nemen, zodat hij niet zou worden geïntimideerd door de enorme taak die voor hem lag. Je hebt misschien een ontmoedigend aantal ongelezen e-mails om door te gaan. Je moet het vogel voor vogel doen. Denk er niet over na dat je klaar bent, pik gewoon weg in je inbox beetje bij beetje, denk eraan dat je je committeert aan deze taak voor je mentale welzijn. Elke e-mail beschouwen als alles wat een doel heeft, zorgt ervoor dat je ze kwijtraakt alsof je iets hebt bereikt. "RDFS" -ing is een gemakkelijke manier om dat te doen. Ik heb dit handige acroniem aangepast van een voormalige baas van mij die me vertelde dat elke nieuwe e-mail een van de vier acties vereist: onmiddellijk reageren, verwijderen zonder te reageren, opvolgen of bewaren voor toekomstige referentie. Weet dat je slechts vier keuzes hebt voor elke nieuwe e-mail verspreidt gevoelens van besluiteloosheid en hulpeloosheid, verkort de tijd die het kost om uw ongelezen e-mails te sorteren en uw productiviteit te verhogen. Terwijl je alle 5.000 van je ongelezen e-mails doorloopt (of wat je nummer ook is ... geen oordeel hier), kan een groot deel van hen in de "follow up" of "save for future reference" -categorie vallen, maar daarom is een belangrijke volgende stap is om een organisatiesysteem op zijn plaats te krijgen dat voor u werkt.
3. Organiseer wat er over is. Het blijft me verbazen hoe gelopen we zijn door de belofte van organisatie. De gloednieuwe e-mailservice van Google genaamd Inbox gebruikt een 'e-mail als een to-do-lijstmodel'. Hiermee kun je e-mails sorteren in 'vastgezet', 'gesnoozed' of 'klaar' en verzamel je grote aantallen e-mails in 'bundels' om maak de rommel in de inbox handiger. Ja, het is echt gebruiksvriendelijk, maar laat u niet verleiden door zijn gladheid. U hoeft uw Postvak IN niet schoon te krijgen. Er is geen Magic Life-hack die dit proces gemakkelijker zal maken. Maar hier is het goede nieuws: er is een fool-proof formule. Het declutteren van uw inbox vereist eenvoudigweg het ontwikkelen van een systeem en het consistent houden met het systeem. Als je je daarvoor kunt engageren, ben je gouden. Dit is hoe ik het doe: ik gebruik één Gmail-inbox voor al mijn mail en nadat ik "RDFS" heb gehad - mijn nieuwe e-mails, archiveer ik mijn "opslaan voor toekomstig gebruik" "E-mails met behulp van de mappen van Gmail, die kleurgecodeerd en genest kunnen zijn. Als een geschikte map niet bestaat, maak ik een nieuwe map. Ik heb momenteel 65 actieve mappen. (De meeste e-mailservers kunnen een vergelijkbare functie uitvoeren als je Gmail niet gebruikt.) Vervolgens richt ik mijn "vervolg" -mails, die ik in mijn inbox bewaar (ik probeer dit nummer nooit meer dan 100 te laten worden, omdat ik weet het maakt me persoonlijk overweldigd). Als die "follow-up" e-mails een actie van mijn kant vereisen, maak ik een "taak" in Google Agenda (bijv .: "Kies een plek voor lunch met Lisa" of "Stuur Excel-spreadsheet naar mijn baas") en voeg een vervaldatum toe voor die taak, zodat ik een herinnering krijg als dat nodig is. Op die manier word ik midden in de nacht niet wakker en maak je je zorgen over wat ik vergat te doen. Serieus, het is de nachtrust waard. Daag jezelf uit om je eigen organisatieprotocol te ontwikkelen. Elke methode die voor u comfortabel en duurzaam is, zal werken als u zich eraan houdt.
4. Tackle The Big Rocks eerst. Volgens Stephen Covey die The 7 Habits Of Highly Successful People schreef, zijn de 'grote rotsen van het leven' de taken die je nooit zult krijgen als je ze niet als eerste plaatst. Toch zijn ze vaak het belangrijkste. En wanneer we ze vermijden, wegen ze ons mentaal en emotioneel zwaar op. Wanneer je de grote rotsmetafoor toepast op e-mail, kun je zien hoe gemakkelijk het is om de meerderheid van je tijd online te besteden aan het aanpakken van kleine zandkorrels - dringende e-mails die onmiddellijk nodig zijn aandacht en geef ons de illusie van productiviteit - en zet de grote rotsen uit - e-mails die ons vragen om serieus te denken of te doen. Hoe langer die grote rotsen minder prioriteit krijgen, hoe angstiger ze voor ons worden. Diffuse potentiële stress door eerst een gelofte af te leggen om de grote rock-e-mails aan te pakken. Altijd. Het lijkt misschien contra-intuïtief om de moeilijkere, tijdverslindende inbox-items eerst aan te pakken, maar als je de tijd neemt om erachter te komen wat die e-mails van je vragen, zul je op de lange termijn tijd en stress besparen. MOMENTEN nadat je uitademt, voel je als je je schouders loshaalt, terwijl je je onzichtbare inbox bewondert, begint het weer vol te lopen. Zo is het leven. Maar raak niet overweldigd - de diepe opruiming is klaar en dat is het moeilijkste deel. Onderhouden is het gemakkelijke gedeelte nu je een fool-proof systeem hebt geïnstalleerd. Ik spreek uit ervaring als ik zeg dat de productieve dagen en vredige nachten de motivatie zijn die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat je inbox niet steeds rommelig wordt.
